dezembro

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Pontos críticos na emissão de NF-e

A utilização da nota fiscal eletrônico é uma responsabilidade muito maior em relação a emissão das antigas notas fiscais manuais. Exige habilidade técnica, seriedade, conhecimento e disciplina do faturista para certificar-se da correta emissão da mesma.

Dependendo do sistema de comercial utilizado esse processo pode ser simplificado com um layout operacional de fácil leitura e conferência ou mesmo levar o faturista ao erro caso tenha uma interface de difícil utilização.

Assim seleciono uma relação de riscos e dicas sobre o manuseio da nota fiscal eletrônica por mim detectadas até o momento:

Riscos:

  • Gerar a nota no sistema e esquecer de transmitir para a Sefaz. Esse é um sério problema em que alguns sistemas comerciais por não visualizar no layout principal as notas já transmitidas dificultam a fiscalização. A necessidade de filtros para verificar se existem notas não transmitidas e a falta de um sistema de alerta ao usuário pelo sistema aumentam os riscos dessa falha humana.
  • Gerar a nota no sistema e por algum tipo de impedimento enviar em modo contingência sem o formulário. Se esse problema for detectado no mesmo instante certamente pode ser facilmente solucionado, mas a nota ficar esquecida…
  • Cancelar ou inutilizar uma nota fiscal e não transmitir ao Sefaz. Esse tipo de problema ocasiona um pulo da numeração das notas fiscais junto a Sefaz e certamente irá ocasionar transtornos futuros e processos administrativos.
  • Não enviar os arquivos xml para os clientes via e-mail e não existir mecanismo disponibilizador dos mesmos na empresa. É obrigado o envio.
  • Utilizar certificado tipo A1 em um computador sem senha e com acesso irrestrito a internet. Apesar da dificuldade em reinstalar o certificado, pois solicita a senha, não se deve deixar de lado a segurança tamanha evolução dos hackers.
  • Não ter um backup das informações geradas pelas nf-e assim como os arquivos xml emitidos e recebidos pela empresa. Muitas empresas cuidam de seus servidores e deixam o computador do faturamento sem nenhum tipo de ferramenta de backup. O transtorno pela perda dessas informações pode ser muito custoso.

Dicas

  • Treinar o funcionário do faturamento intensamente e continuamente;
  • Possuir uma política de procedimentos para utilização da nf-e documentada;
  • Avaliar o sistema de informática comercial e solicitar uma interface que facilite a fiscalização dos envios se for o caso;
  • Configurar o sistema comercial a enviar automaticamente os e-mails para os clientes;
  • Apresentar uma política de cadastro documentada e exigir do vendedor ou setor específico um cadastro completo;
  • Caso cliente não possua e-mail, disponibilizar um terminal para o mesmo criar um se for o caso integrando essa ferramenta com marketing da empresa;
  • Ou ainda, se possuir, disponibilizar no site da empresa os arquivos xml para os clientes consultarem e fazerem o download;
  • Desenvolver uma política de segurança na internet para sua correta utilização e manter-se atualizado com antivírus e atualizações dos sistemas;
  • Instalar em cada faturamento um backup automático (ex:Cobian backup) para que salve todas as informações do computador diariamente em outro computador da rede em local mais seguro (no servidor, por exemplo);
  • Possuir um nobreak com bateria auxiliar para evitar perda de dados nas transmissões;
  • Tomada com aterramento profissional em anel de três barras de cobre.
  • Rever permissões e senhas no sistema do faturamento da empresa, controlar acesso;

Em todos esses casos problemáticos a melhor solução é sempre entrar em contato com a Sefaz imediatamente e relatar o problema antes que uma fiscalização ocorra. Com uma denúncia espontânea caso exista alguma multa a mesma é reduzida ou isentada.

Com esses cuidados minimizamos os riscos em erros e perdas nas informações fiscais da empresa. Muitas pequenas empresas estão utilizando nota fiscal eletrônica e apresentam um setor de Tecnologia da Informação amador ou mesmo inexistente deixando ao acaso todas essas informações tão importantes. Mesmos sendo enviadas para a contabilidade os arquivos uma perda no meio do mês pode significar grandes transtornos.

Além disso, o profissional do faturamento também foi bastante afetado por essa mudança e sua responsabilidade foi acentuada de um dia para o outro. Assim antes da implantação da nota fiscal eletrônica ou mesmo se já implantada esse profissional deve ser alvo de reciclagem e avaliação de sua capacidade de gerenciar essa ferramenta fundamental na empresa.

O faturista necessita de noções de informática e de contabilidade para desenvolver-se plenamente no setor e ainda possuir características pessoais como a boa concentração e disciplina em atividades rotineiras.

Legislação Atual sobre Nf-e

http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2005/AJ_007_05.htm

Reflexão

É comum cometemos erros no passado e só depois de muito tempo nos damos conta dos problemas que geramos, ou mesmo fica gravado eternamente em nossa mente. Por que os bons momentos, viagens, alegrias desaparecem tão rápido de nossa consciência e os erros ficam gravados lá pra sempre voltando de tempos em tempos sem cessar? Certamente é para que nunca mais o repetimos. Mas não é só isso.

_ Então, e agora como solucionar, apagar, minimizar o que fiz de errado no passado?

_ Não posso simplesmente abrir um processo administrativo para Deus !?

_ Não !

Mas somos capazes sim de apagar esse deslize por nossa própria vontade a ação enquanto ainda estamos aqui nesse mundo.

_COMO?

Isaac Newton nos ensina que toda ação produz reações em sentido contrário em mesma intensidade. É a sua terceira lei que revolucionou a física. Mas ela também rege nossas vidas. Toda ação que produzimos também irá gerar reações contra nós mesmos. Assim para apagarmos nossas ações indevidas no passado, para reagir o negativo com o positivo devemos agora mesmo produzir boas ações, atitudes positivas para com o próximo e para nós mesmos.

“Embora ninguém possa voltar atrás e fazer um novo começo, qualquer um pode começar agora e fazer um novo fim.”

A sabedoria dessa mensagem trazida por Chico Xavier em psicografia revela toda essa lógica matemática da construção de ações positivas para com o próximo em benefício de nós mesmos.

Agimos agora no bem comum nesse mundo material para que não tenhamos que pagar uma multa ao chegar lá em cima.

Sucesso a todos.

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