setembro

18

Sugestões de rotinas de apuração FISCAL na era Digital – SPED

 

A rotina de apuração de impostos para a Receita Federal nos dias atuais se tornou uma grande corrida contra o tempo. Nas empresas com apuração lucro real, onde obrigatoriamente a transmissão de arquivos SPED ocorrem, os problemas são ainda maiores devido aos erros que surgem somente após a geração do arquivo e validação no PVA da Receita Federal.

A partir desse momento inicia-se uma verdadeira corrida contra o tempo para corrigir todos os problemas onde geralmente os culpados são usuários desatentos e falha nos sistemas comerciais.

Dessa forma elaborei esse artigo como uma pequena sugestão de como proceder com apuração do fechamento fiscal mensal – aproveitando a própria rotina dos Sped como um “auditor”.

1) CONFERÊNCIAS E ENVIO DE INFORMAÇÕES A CONTABILIDADE

Antigamente todos os documentos produzidos eram arquivados e conferidos manualmente. Talões de Notas Fiscais de entrada e saída de mercadorias, ativo imobilizado e serviços, ordenados cronologicamente…

Hoje em dia as notas de saída são eletrônicas e ficam arquivadas no computador do faturamento. Os equipamentos Emissões de Cupom Fiscal – ECF registram as vendas digitalmente no arquivo MFD. As notas de entrada em maioria também são eletrônicas e também devem ter seus arquivos eletrônicos recebidos e arquivados. As conferências são via site da Receita Federal e relatórios do próprio sistema comercial. Sendo assim, como guardar (com segurança) e conferir toda essas informações digitais ?

Essa resposta está na boa qualificação do funcionário que opera o equipamento (faturista), no qual se tornou uma extensão do Departamento Contábil, uma pessoa de grande responsabilidade.

A produção correta do mapa resumo, as conferências se todas as notas eletrônicas foram recebidas com sucesso pela Receita Federal, o envio dos arquivos XML para os clientes, tornou-se funções essenciais do faturamento. Qualquer falta nessas atividades produzem um efeito letal nas informações da Escrita Fiscal, como notas fiscais eletrônicas sem envio ou mapas resumos incorretos afetam diretamente a informação contábil.

Por fim, um bom treinamento do faturista é essencial para a produção e conferência inicial das informações fiscais da empresa.

2) CONTABILIDADE X ESCRITA FISCAL

Com a conferência inicial sendo praticada com qualidade junto da produção das informações pelo faturista(s) teremos a disposição da Contabilidade basicamente dados confiáveis alocados no Sistema Comercial sendo exatamente iguais aos dados arquivados no Sistema de Escrita Fiscal. Mesmos os Sistemas ERP mais avançados, num mesmo banco de dados, o sistema terá informações contábeis-comerciais em uma tabela e outra tabela sendo gravada as informações fiscais.

Qualquer divergência entre as informações contábeis e os dados arquivados na escrita fiscal certamente impedirá um fechamento contábil preciso nos lançamentos produzidos pela apuração fiscal.

Assim a Contabilidade deverá através de relatórios do Sistema conferir os totais apurados na escrita fiscal com os relatórios comerciais-contábeis.

3) GUARDA DOS DOCUMENTOS FISCAIS

A guarda dos documentos fiscais tornou-se um grande problema para a Contabilidade. Muitas empresas Contábeis terceirizadas inclusive criam um termo de responsabilidade na questão da guarda dos arquivos XML.

Alguns softwares de Gestão Comercial já tem em suas rotinas meios de arquivamento e backup desses arquivos fiscais, contudo somente os ERPs mais avançados a possuem.

Em softwares Comerciais que não possuem controle desses arquivos, o Contador deve mensalmente conferir via relatórios a guarda dos mesmos, o que torna-se uma tarefa bastante difícil.

Ainda assim o envolvimento do setor de TI da empresa é essencial para promover backups diários de todas os arquivos produzidos no dia.

4) CONFERÊNCIA DIGITAL: TRANSFORMANDO DADOS EM INFORMAÇÕES

Para evitar correrias de última hora, uma prática interessante para proceder uma rápida conferência nos dados gerados pelo Sistema Comercial até determinado momento antes do fim da período fiscal seria a geração de arquivo exportação para o SPED Contribuições e SPED Fiscal. Por se tratar de dois aplicativos da Receita Federal de grande detalhamento, os mesmos detectam quase todos os problemas gerados até o momento.

Com erros e avisos gerados a tempo, o profissional Contábil pode solicitar a correção dos dados pelo responsável gerador da informação na origem do problema, servindo como um feedback para o próprio funcionário da empresa trabalhar com mais atenção.

5) SEGREDO DA BOA APURAÇÃO FISCAL

Percebemos com algumas atitudes dessas sugestões alguns dos segredos mais preciosos do Contador moderno – são os verbos –  TREINAR & ANTECIPAR.

Gastar tempo ensinando e treinando o pessoal operacional é simplesmente ganhar tempo e obviamente dinheiro. A produção das informações com qualidade pode significar optar entre a calmaria ou a loucura.

Outra questão é antecipar tudo o que for possível, conferir antes do fechamento, gerar arquivos em pleno dia 15 para confirmar a qualidade da informação e corrigir treinando o pessoal operacional.

Investir nas pessoas e na prevenção é o lema. No ramo Contábil – Fiscal, ensinar é apenas fornecer as informações, mas treinar é fazer com que o próprio funcionário gerador das informações faça as devidas correções quando for necessário.

E para que isso ocorra sem prejuízo na área Fiscal, que está regida por prazos, somente a conferência antecipada resolve. E com essa medida, a cada mês de “treino”, os erros tendem a ser menores.

Com essa sugestão de rotina de apuração Fiscal, o profissional de Contabilidade pode reduzir seu tempo de dedicação a uma empresa em até 50% ganhando mais qualidade de vida.

Artigos Relacionadas:

Related Posts with Thumbnails

Use Facebook to Comment on this Post

RSS Feed

No comments yet.

Leave a comment

« | »

A Arte da Guerra - Sun Tzu Abertura de Empresa Buscar Emprego via Internet Combatendo Vírus na Rede Como configurar acesso a câmeras via internet Como criar um blog profissional com renda Como Evitar vírus de e-mail e cliques Como Pesquisar no Google e Achar Tudo Compartilhar internet móvel 3G Configurar Roteador com Internet Contabilidade Pública Eliminando vírus da rede II Eliminando vírus remotamente Escolher a melhor placa mãe Formatação Limpa Ganhando Dinheiro e Emprego na Internet Gerenciamento de Risco de Perícia Contábil Gerenciamento do Projeto de Aeromodelo de Isopor Gerenciamento e Controle de Projetos Implantação da Nota Fiscal Eletrônica Jogo Stock em delphi - download exe e fonte Lucro Presumido ou Lucro Real ? Manutenção em computadores via internet Maximizando pesquisas na Internet Melhor Ferramenta de Boot Monografia Montando Computador para Estação de Câmera de Segurança Montando um Aeromodelo de Isopor My Playlist para violão My Programlist - Softwares básicos para instalar computador formatado Notebook Lento Placa mãe Asus P5N Preparando soft de câmera Programas free de Backup Qual a melhor Opçao: Lucro Real ou Presumido. Recuperando sistema atacado por vírus Rediscagem e conexão automática de internet móvel Reparar o Skype corrompido e o perdão Resumo dos Tipos Societários Segredo da boa seleção de gerentes Segurança da Informação Soft gratuitos de projeto Virus na rede Vírus Vampiro sugando internet Windows Mobile - Melhores programas free e guia