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Principais Falhas no Sistemas de Infomática ERP Comerciais – Contábeis. Previna-se!

Nessa rotina incessante da Receita Federal com suas exigências digitais, as empresas de softwares são exigidas ao máximo do conhecimento de programadores para atualizar os sistemas, adaptar e readaptar.

O lado positivo é que dificilmente alguma empresa multinacional de software ingressa no ramo de sistemas fiscais brasileiro, reduzindo assim a concorrência externa.

Com compensação os programadores nacionais beiram a loucura. E isso tem consequências para as empresas: Sistemas com atualizações quase que mensais, erros, inconformidades, dificuldade operacional…

Algumas notas de compra são quase impossíveis de dar entrada, fazendo com que o funcionário responsável por fazer os lançamentos de entrada de nota precise de um consultor coordenador de sistemas com amplos conhecimentos.

Acredito que não exista empresa com 100% de informação correta em seus sistemas. No mínimo um CST informado errado. O complicado é quando a base de calculo é afetada por erros de sistemas.

Por isso que, apesar de toda a parafernália tecnológica-digital a contabilidade não está livre da conferência papel (danfe) – dados registrados.

Sendo assim enumero alguns dos problemas mais comuns nos sistemas comerciais:

1) Exportação de arquivos

Sped Fiscal, Sped Contábil, Sped Contribuições, F-Cont, Sintegra… Todas essas exportações exigem muito dos sistemas comerciais. Ainda não presenciei uma exportação rotineira sem erros na validação. Seja por falhas do sistema ou do usuário, a correção das informações é uma das tarefas mais trabalhosas da Nova Contabilidade.

2) Brechas nos sistemas permitindo situações indevidas

O usuário é um sujeito que, se puder, faz tudo errado. Onde está escrito, digite CST num campo livre, é capaz do tal usuário escrever ISENTO ao invés de lançar os códigos.

Infelizmente os sistemas comerciais deixam para fazer bloqueios por informações não cabíveis, somente depois que muitos usuários o fazem.

3) Configurações e parametrizações insuficientes

Sabe, aquela implantação de sistemas corrida por cobraça de serviço a hora, programada para vinte dias, o Diretor pede pra fazer em uma semana para economizar… os analistas são iniciantes….

Resultado: São feitas configurações essencialmente básicas, algumas incompletas, dificultando o operacional “real” e ainda produzindo informações incompletas nos SPEDs.

4) Falta de auto-conferência e rotinas de apuração de erros

Se ao rodar o sintegra o sistema relata algum tipo de erro, por que o mesmo não detecta no momento do lançamento? Alguns sistemas ainda existem rotinas onde fazer automaticamente algum tipo de conciliação dos registros no sistema, levando um relatório de apuração de erros antes do fechamento contábil-fiscal.

Sistemas complexos de ERP integrando a parte comercial com a escrita fiscal necessitam obrigatóriamente desse tipo de conciliação para apurar a existência de diferenças entre os registros, que são distintos.

5) Diferença de aproximação de centavos nas apurações fiscais

Depois de todas as conferências e correções o profissional contábil prepara a apuração fiscal e aparece justamente nos fechamentos aquelas diferenças de centavos.  A causa geralmente difícil de localizar, muitas vezes o arredondamento entre o Sistema Comercial não casa com o processamento fiscal da máquina de Emissão de Cupom Fiscal. Ou mesmo em algum ponto de cálculo no sistema não foi feito o arredondamento devido.

6) Sistemas inadequados para o ramo da empresa

A boa escolha de um sistema Comercial é essencial. Adquirir um sistema sem recursos fiscais por exemplo, pode obrigar a empresa a trabalhar com mais de um sistema, aumentando os custos operacionais.

Não é difícil encontrar funcionários alimentando mais de um sistema ao mesmo tempo, causando obviamente grandes transtornos.

Ou mesmo alimentando sistemas comerciais e em paralelo alimentando também planilhas devido ao sistema não oferecer recursos gerenciais.

Tudo isso gera custo, transtorno, retrabalho, dor de cabeça e muitos erros…

Conclusão

A primeira coisa a avaliar em uma empresa de médio ou grande porte antes do Contador aceitar uma missão, é justamente a clássica pergunta – “Qual o sistema de informática que vocês utilizam?”

Dependendo da resposta, o valor dos honorários pode aumentar em até 200 % …

E Bom trabalho.

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