Procedimentos para abertura de empresa Ltda

CIÊNCIAS CONTÁBEISTags: Abertura de Empresa

Abaixo está meu trabalho em continuidade do curso de Contabilidade da professora Gisele Aquino da disciplina de Contabilidade Comercial pela Cândido Mendes.

INTRODUÇÃO

O presente trabalho pretende elaborar um roteiro com os documentos e os procedimentos para legalização de uma empresa limitada fictícia. Objetiva-se assim não apenas obter uma noção de todo o processo, mas criar um registro em forma de tutorial passo-a-passo para consultas futuras em constantes aperfeiçoamento e atualizações.

Ainda assim a maioria dos programas cadastrais foram baixados para análise possibilitando uma real interação com os procedimentos necessários para a legalização de uma empresa.

DESENVOLVIMENTO

Consulta Prévia do Local

No Município de Campos – RJ não se exigiu consulta prévia de local. Contudo para empresas que necessitam de cadastro do IBAMA certamente deverão pensar, antes de mais nada, a avaliação de um local apropriado para se instalar para que depois de pronta não verifique sua impossibilidade de funcionamento por Órgãos Ambientais.

No caso específico de produtos defensivos agrícolas a localização da empresa deve ser distante de áreas residenciais, de áreas de armazenamento de produtos alimentícios animais e humanos e igualmente distantes de áreas de produtos que ofereçam riscos de fogo e explosão. Ainda deve-se ter uma distância mínima de 10 metros entre preditos para facilitar a circulação de veículos.

Busca Prévia do Nome da Empresa –

Verifica-se se existe alguma outra empresa já cadastrada com o mesmo nome da empresa a ser registrada.

Antes de mais dada seria interessante verificar na Receita Federal pendências no CPF dos sócios, erros de grafia ou alteração dos nomes e já imprimir as certidões no link abaixo:

http://www.receita.fazenda.gov.br

Em seguida verifica-se na Junta Comercial do Estado a questão da busca do nome empresarial – www.jucerja.rj.gov.br/buscaprevia.asp

Deve-se consultar na Junta se existe outra empresa, registrada como o mesmo nome empresarial que não pode ser adotado por mais de um empreendimento no mesmo Estado da federação. No Estado do Rio de Janeiro basta fazer um cadastro e a consulta é on-line conforme tela abaixo:

Após a pesquisa temos no próprio site da Junta um roteiro dos documentos exigidos para abertura de todos os tipos de empresas. No nosso caso a limitada:

Clicando na SOCIEDADE LIMITADA temos a documentação exigida, no qual teremos como base a seguir nas próximas etapas da abertura da empresa. O requerimento de Capa do Processo pode-se obter o modelo no link abaixo:

http://www.jucerja.rj.gov.br/servicos/modelosprazos/pdf/modelosmeepp.pdf

1.1 -           DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

ESPECIFICAÇÃO	No DE VIAS
Requerimento (Capa de Processo) com assinatura do administrador, sócio, procurador, com poderes específicos, ou terceiro interessado (art.1.151 CC/2002), (vide tabela de atos e eventos para preenchimento do requerimento).	1
Contrato social, assinado pelos sócios ou seus procuradores ou Certidão de inteiro teor do contrato social, quando revestir a forma pública (1).	3
Declaração de desimpedimento para o exercício de administração de sociedade empresária, assinada pelo(s) administrador(es) designados no contrato, se essa não constar em cláusula própria (art. 1.011, § 1º CC/2002).	1
Original ou cópia autenticada (2) de procuração, com poderes específicos e se por instrumento particular, com firma reconhecida, quando o requerimento, o contrato social ou a declaração de que trata o item anterior for assinada por procurador. Se o delegante for analfabeto, a procuração deverá ser passada por instrumento público.	1
Cópia autenticada (2) da identidade (3) dos administradores e do signatário do requerimento.	1
Aprovação prévia de órgão governamental, quando for o caso (4).	1
Ficha de Cadastro Nacional – FCN fls. 1 e 2.	1
Quando houver participação societária de: a) sociedade estrangeira: prova de existência legal da empresa e da legitimidade de sua representação (representante legal ou procurador); inteiro teor do contrato ou do estatuto; procuração estabelecendo representante no Brasil com poderes para receber citação; tradução dos referidos atos, por tradutor matriculado em qualquer Junta Comercial; b) pessoa física residente e domiciliada no exterior: procuração estabelecendo representante no País, com poderes para receber citação; tradução da procuração por tradutor matriculado em qualquer Junta Comercial, caso passada em idioma estrangeiro; procuração estabelecendo representante no País, com poderes para receber citação; tradução da procuração por tradutor matriculado em qualquer Junta Comercial, caso passada em idioma estrangeiro; c) empresa pública, sociedade de economia mista, autarquia ou fundação pública: exemplar da folha do Diário Oficial da União, do Estado, do DF ou do Município que contiver o ato de autorização legislativa; ou citação, no contrato social, da natureza, número e data do ato de autorização legislativa bem como do nome, data e folha do jornal em que foi publicada.	1 1 1 1 1 1
Comprovantes de pagamento: (5) a) Guia de Recolhimento/Junta Comercial (6); b) DARF/Cadastro Nacional de Empresas (6) (código 6621).

Elaboração do Ato Constitutivo

Referente ao Ato Constitutivo o contrato social em anexo deve ser anexado ao requerimento de capa de processo e as outras solicitações da tabela acima quando for o caso.

Quanto à confecção do contrato social na internet temos modelos básicos já prontos como no link abaixo:

http://www.dnrc.gov.br/Servicos_dnrc/Orientacoes_e_modelos/modelo_basico_contrato.htm

A partir desse modelo exemplo, pode-se adaptá-lo as particularidades da nova empresa. E relativo ao cadastro do contrato social, verificam-se atualmente no ramo comercial varejista solicitações para “objetos” das mais diversas áreas de abrangência num único contrato, justamente para a empresa ter agilidade bastante de participar de pregões de Prefeituras, por exemplo, de todos os itens possíveis, mesmo daqueles que não dispõe para venda diária no seu varejo.

Com a entrada do Contrato Social, o mesmo volta da junta devidamente registrado e deve seguir para a Receita Federal para solicitar um CNPJ.

Deve-se baixar um programa gerador de documentos do CNPJ (POD CNPJ) conforme informações abaixo:

A partir de então emitir o documento para solicitar CNPJ.

Interessante ressaltar que os computadores da Junta Comercial já estão integrados ao da Receita Federal. Assim pode-se solicitar o CNPJ diretamente na junta conforme instruções da Receita ganhando mais agilidade no processo:

“A inscrição e alteração no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), que antes eram feitas apenas pela Receita Federal, já podem ser obtidas na Junta Comercial.

Isso está sendo possível em decorrência de um convênio assinado entre o órgão estadual  e a Receita Federal. O objetivo da parceria é facilitar o acesso das empresas ao número do CNPJ.

A Receita Federal continua a expedir o CNPJ, mas ao solicitar a inscrição e alteração no cadastro diretamente à JUNTA COMERCIAL, O EMPRESÁRIO OTIMIZA SEU TEMPO E REDUZ CUSTOS.

ATUALMENTE Para se registrar ou alterar dados na Receita, é necessário enviar, via Sedex, a cópia autenticada em cartório de toda a documentação de registro obtida na Junta Comercial.

A PARTIR DO CONVÊNIO  a JUNTA COMERCIAL está conectada à rede de computadores da SRF. O interessado em obter o CNPJ apresenta  o disquete, com o conteúdo da  Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) JÁ  transmitida VIA internet, contendo os dados da empresa EM CONFORMIDADE COM O ATO QUE IRÁ TRAMITAR NA JUNTA COMERCIAL E respectivo Documento Básico de Entrada (DBE).

O procedimento de registro e alteração de uma empresa na JUNTA COMERCIAL, A PARTIR DESTE CONVÊNIO PROPICIA AO EMPRESÁRIO OBTER O CNPJ SIMULTANEAMENTE AO  ARQUIVAMENTO DE SEU ATO.

*Após o deferimento pela JUNTA COMERCIAL, ficará disponível na internet o “Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral” que é o documento hábil para o contribuinte comprovar a condição de inscrito no CNPJ.

Inscrição Estadual

Quanto à inscrição estadual deve-se solicitar ao Secretario da Fazenda do Estado (SEFAZ-RJ) via on-line.

Para a Inscrição Estadual deve-se fazer o download do programa DOCAD para fazer o cadastro no link abaixo:

http://www.fazenda.rj.gov.br/portal/index.portal?_nfpb=true&_pageLabel=sistemaseletronicos&file=/informacao/sistemaseletronicos/docad/download/instalacao.shtml

O site é bem explicado e a instalação do programa é bem profissional com podemos verificar nas telas abaixo:

O sistema é passo-a-passo e pode ser feito o cadastro via sistema de forma rápida e prática:

Inscrição Municipal

Saindo o CNPJ e Inscrição Estadual pode-se iniciar processo de entrada na Prefeitura local para solicitar o alvará através do Formulário de Cadastro de Atividades – FOCA conforme anexo, preenchendo o código do cadastro de atividades, nome, endereço dentre outros.

Rotina:

1- Preenche a FOCA

2- Damos entrada e a Prefeitura emite uma guia para ser paga (DAM)

3- Aguardar a liberação do alvará de funcionamento.

Cadastro no INSS e FGTS

O cadastro de matrícula no INSS é feito simultaneamente com a inscrição de CNPJ ou no prazo de 30 dias quando não está sujeito a inscrição de CNPJ.

Quanto ao FGTS o empregador deve se cadastrar na Caixa Econômica Federal pelo acesso “Conectividade Social” e fazer o download do programa de cadastro conforme tela abaixo:

O programa é mais simplista que os outros, não apresentando uma tela inicial amigável, contudo não menos funcional e prático como se mostra na tela abaixo:

Através desse cadastro a empresa pode fazer o recolhimento do FGTS de seus empregados e conseguir o Certificado de Regularidade.

Certificação Junto ao Corpo de Bombeiros

Mais do que verificar as instalações, na visita do Corpo de Bombeiros, toda empresa deveria oferecer uma planta de projeto das instalações para que em caso de incêndio a Unidade possa ter maiores conhecimentos de como é a estrutura da empresa de antemão.

Mais do que uma obrigação, a certificação dos Bombeiros é um dever do empresário.

No caso de empresas que trabalham com armazenagem de produtos perigosos, como defensivos agrícolas e outros inflamáveis, não somente o bom planejamento do local é preciso, mas também um bom planejamento da Edificação.

Certificação Junto ao IBAMA

Fiscalizações do IBAMA são feitas antes da liberação da empresa para operar com produtos perigosos. Assim a empresa deve ter as seguintes recomendações:

• Alvenaria para ventilação inferior (produtos vazados) e superior (janelas opostas e exaustores eólicos);
• Pé direito de quatro metros pelo menos;
• Levar em consideração para altura das portas, o trânsito de empilhadeiras e suas respectivas torres;
• Ter bem definido e demarcado as áreas de circulação de pedestres;
• Fácil acesso a fuga em caso de emergência;
• Telhado eficiente, sem vazamentos ou infiltrações de água;
• Instalação de chuveiros de emergência e lava-olhos em pontos estratégicos e sinalizados;
• Instalações elétricas dentro das normas, inclusive inclusão de luzes de emergências;
• Instalações administrativas devem ser construídas fora do depósito ou pelo menos isoladas do armazém;
• Equipamentos de combate a incêndio em número suficiente e de fácil acesso;

Impressão de Notas Fiscais e Autenticação de Livros

Conforme anexo, onde temos uma autorização de impressão de documentos fiscais preenchido, verifica-se que parece bastante simples. Contudo na prática o trabalho é maior, pois deve-se ter:

- Formulário de Autorização

- Lay-out em três vias do documento a ser impresso

- Cópia Contrato Social ou Declaração de Empresário

- CNPJ

- IE

- Procuração se for o caso

- Guia ICMS paga e comprovante de pagamento de taxa

CONCLUSÃO

A burocracia é certamente necessária em todos os âmbitos públicos. Nota-se o esforço do Governo para agilizar o processo, contudo se faz necessário ainda muitos cadastros, idas a setores públicos com atendentes desmotivados, filas, e perda de tempo.

Mesmo para um contador experiente já com a rotina de papeis pronta e aqueles funcionários públicos já conhecidos de tanto entregar brindes de bonés e canetas de firmas – o tempo de espera para a abertura de uma empresa é muito grande.

Espera-se, contudo, que a cada dia o processo se torne mais ágil com a unificação de banco de dados das Secretarias do Governo, cadastros via programas pela internet, pagamentos on-line, identificação digital, tudo facilite todo o processo. Até mesmo aquela espera interminável pela confecção dos formulários de notas fiscais pelas gráficas “atoladas” já estão no fim. Com a nota fiscal eletrônica basta comprar papel A4 e impressora laser.

Atualmente verifica-se a demora em média 40 dias para se abrir uma nova empresa com um contador já estruturado. Muitos procedimentos o contador depende de terceiros para sua conclusão, inclusive do próprio empresário. Todavia, o que se demorava um mês pode passar a se feito na metade desse prazo com os esforços do Governo.

Estatisticamente no Brasil se leva em torno de 152 dias para se legalizar uma empresa. Nos outros países temos:

• Estados Unidos com 4 dias;
• Canadá com 3 dias;
• Austrália em apenas 2 dias;

Difícil mesmo vai ser reduzir os custos para se abrir uma empresa, que varia de R$ 400,00 a 1.500,00 dependendo da mão de obra utilizada para auxílio de tal.