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Gerenciamento de Projetos: Soluções gratuitas para implantar um projeto

O objetivo máximo do gerenciamento de projetos está na administração da precisão e direção das atividades num ciclo de vida limitado – clareando processos, especificando materiais e prevendo suas necessidades em tempo.

No quesito “Recursos” de um projeto temos todo o combustível para que nunca as atividades parem por mais tempo que o planejado. A falta dele produz atrasos e elevação dos custos.

Contudo o excesso de “combustível” produz perdas, gastos financeiros com capital de giro preso e crescente custos com estocagem.

Assim o planejamento de recursos cria um controle de disponibilidades e usos dos recursos em relação as considerações de custo, tempo e qualidade de acordo com a implementação do projeto.

Para simplificar temos classificados sete grupos de recursos:

Dinheiro, Materiais, Mercadorias, Maquinário, Mão de obra, Gerenciamento Administrativo (profissionais e especialistas), Comunicação e transporte, mas todos os projetos tem necessidades próprias.

Assim temos um ponto importante no quesito recursos do projeto: O Estudo de viabilidade iniciando o cálculo das necessidades dos recursos, suas quantidades e custos. Após aprovação inicia-se o planejamento com mais detalhes e definições de prazos.

Nesse ponto uma ferramenta torna-se essencial: Um bom software de gerenciamento de projetos.

Softwares Gratuitos

A medida que o plano é programado e cada atividade é detalhada, suas necessidades de recursos, quantidades, especificações e cronogramas são desenvolvidos.

O MSProject da Microsoft certamente é um dos mais profissionais e utilizados no momento. Contudo seu alto preço afasta os pequenos e médios profissionais que buscam o planejamento informatizado.

Ou seja, as grandes empresas certamente irão adquirir ferramentas avançadas e pagas como o Msproject e outros programas de ERP integrando planejamento, finanças, estoque, gestão e até incluso a contabilidade e rh, mas e os pequenos e médios projetos que não dispõem de recursos financeiros para tal investimento.

Assim disponibilizo aqui uma listagem de programas e ferramentas gratuitas para serem utilizadas em projetos pequenos e médios:

Gerenciador de Projeto

Existe um Gerenciador de Projetos on-line gratuito para até 5 usuários com 25 megas de espaço disponível para iniciar um ótimo gerenciamento. Sem falar na praticidade de poder acessá-lo de qualquer escritório ou local com um notebook conectado a internet. O serviço chama-se Planzone e está no endereço abaixo:

https://home.planzone.com/signup/free

Dessa forma on line um gerente de obras pode lançar a construção de uma casa nessa ferramenta e seu cliente pode acompanhar o desenvolvimento das atividades a hora que desejar, por exemplo.

Outro recurso para empresas que não possuem internet é a utilização de softwares gerenciadores de arquitetura aberta e gratuita como o OpenProj e o Granttproject.

http://www.ganttproject.biz/

http://openproj.org/openproj

A única desvantagem é que são em inglês, contudo pode ser um bom estímulo para estudar um pouco uma segunda língua.

Controle de Estoque

O controle de estoque deve prover eficiência ao atendimento das necessidades de recursos do projeto. Ou seja atender uma necessidade na ora certa e na quantidade suficiente.

Ponto alvo de furtos, desvios e perdas – o controle do estoque deve ser rigoroso em qualquer tamanho de empresa. Uma perda de estoque vai mito além de seu custo de reposição, pois inclui tempo administrativo, trabalho adicional,  investigação e atraso de atividade colocando em risco todo o cronograma.

O tempo de resposta e o tempo de ciclo deve ser bem avaliado nas compras dos recursos.

O tempo de resposta é o tempo total entre a transmissão do pedido e o momento em que os bens são recebidos. Também existe o tempo de resposta administrativo, onde começa quando é definida a necessidade dentro do projeto, incluindo a pesquisa do produto, especificações, seleções, etc.

O tempo de ciclo é o tempo que o fornecedor leva para obter ou produzir os bens para estarem disponíveis para pronta entrega.

Um programa gratuito que possui um bom controle de estoque para ser utilizado é o Sistema de Vendas 2.0 disponível para download:

Sistema de Vendas 2.0 free download

É um programa de controle de estoque com entrada, saída, estorno, reajuste de preços, movimentação de estoque, entre outros. Seu ponto forte é dar liberdade ao administrador, podendo fazer relatórios de tabela de preço e exportar seu banco de dados para o Excel, para que tenha mais liberdade e recursos de lidar com estatísticas.

Outro programa, o Cest free,  pode ser encontrado no link abaixo:

http://www.baixemelhor.com/software.asp?Numero=453&Pagina=Windows

Estrutura Administrativa

A noção de importância do empowerment resultou no maior uso da iniciativa individual e liberdade de decisão na solução de problemas. Mesmo em uma empresa com estrutura hierárquica diferenciada simples o empowerment criou flexibilidade e arrojo.

Assim as estruturas administrativas podem ser Diferenciadas e exclusivas, híbridas, matriciais, modulares e achatadas.

Softwares Administrativos gratuitos

Ambos os programas acima descritos na categoria “controle de estoque” possuem capacidades de controle financeiro e administrativo.

Contudo existe um programa gratuito que possui bem mais recursos, podendo inclusive servir de uso para um pequeno comércio sem problemas, por ser sempre atualizada e em constante aperfeiçoamento.

Trata-se do soft Hábil

http://www.habil.com.br/v6/gratuita/home.asp?id=

Não é específico para projetos, mas certamente terá funcionalidade de suas rotinas administrativas e financeiras.

Outros programas de Administração de negócios pode-se verificar clicando aqui.

Gerente de Projetos

Com as ferramentas implantadas, conceito e planejamento prontos do projeto é a hora da implantação – momento principal de um projeto.

Nessa etapa é fundamental o bom gerenciamento e a atuação do Gerente de Projeto torna-se primordial para sua boa execução.

Dentre suas funções destacamos:

  • Regular busca pelo escopo e objetivo, verificando andamento e mantendo contato com clientes e outros interessados;
  • Clareza em transmitir e detalhar os resultados quais devem ser;
  • Buscar boas condições de trabalho;
  • Coordenar e liderar equipe com motivação e ética;
  • Resolver entraves burocráticos ou políticos;
  • Conseguir bem estar e segurança para pessoal e familiares;
  • Controla provisão de recursos do projeto;
  • Rever contratos quando necessários;
  • Apoio pessoal no trabalho e administração do projeto;
  • Controlar bons níveis de segurança, proteção e garantia à saúde do pessoal;
  • Administrar pagamentos e recebimentos financeiros.

Com os programas de gerenciamento de Projetos somados a programas de controle de estoque e administrativo o Gerente dispõe assim de ferramentas sem nenhum custo para começar o seu planejamento e seguir com a implantação de qualquer projeto.

Contudo não basta localizar as ferramentas e adquirir computadores, necessário buscar especialização e treinamento contínuo nos mesmos. E talvez o mais importante – desenvolver habilidades orgânicas do bom gestor de projetos.

Refletindo

Nesse assunto oferecemos programas gratuitos para serem usados em substituição dos caros programas consagrados no mercado. É claro que algumas capacidades e qualidades são inferiores, mas pelo menos estamos sendo honestos com a especialização alheia.

Buscar programas piratas ou crackeados e burlar direitos autorais pode ser fácil com a internet nos dias atuais. Mas quais as reações desse ato? Engana-se quem acha que não existe punição desse tipo de atitude no Brasil.

Qualquer ato que lesa alguém, mesmo sendo esse uma grande multinacional – nós estamos nos comprometendo nas leis naturais da causa e efeito. Qualquer ato produz reações, é lei da física como já nos disse Isaac Newton.

Pode não verificarmos de imediato essas reações do ato de burlar direitos, mas certamente interfere em nossa vida profissional e pessoal em um futuro próximo ou não.

Muitos artistas são muito mais competentes do que o Bono Vox do U2 e não são conhecidos nem na esquina de suas residências.

Isso não é por acaso…

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1 comentário for Gerenciamento de Projetos: Soluções gratuitas para implantar um projeto

Daniel Basilio
27 de março de 2012

Muito bom esse site aí vai meus aplausos, e aproveito para pedir que assim que puder fale sobre visualização de imagens Remota em DVR Stand Alone. Um grande abraço.

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