agosto

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Como avaliar software de automação comercial

Supercomputador REX da IBM

Com o início da informatização dos processos fiscais pela Receita Federal pelo Sped – diga-se nota fiscal eletrônica e escrituração contábil digital – todo comércio de mercadorias e serviços passa por uma grande mudança.

Sonegar torna-se uma grande armadilha para o futuro já presente. A Receita adquiriu um supercomputador (Rex da IBM) e  já está cruzando as compras de cartão de crédito com as receitas das empresas fornecidas digitalmente. E isso é só o início.

“Com esse computador e software, a Receita terá uma análise do contribuinte em segundos. Processos de empresas que levam até um ano para ser analisados poderão ser concluídos em uma semana“, afirma Paulo Ricardo de Souza Cardoso, secretário-adjunto da Receita, responsável pela área de fiscalização, tecnologia e administração tributária.

Os contadores capazes de enfrentar a evolução tecnológica a cada dia tornam-se menos disponíveis para novos clientes.

Sendo assim a informática torna-se não apenas uma aliado às informações gerenciais e controle da empresa, mas uma questão de sobrevivência.

E nesse momento muitos pequenas e médias empresas iniciam uma corrida quase que desesperada atrás de um sistema que possa ser implantado para operacionalizar sua empresa seguindo as normas oficiais vigentes.

Venho portanto por meio desse artigo fornecer algumas dicas rápidas para empresários e administradores que busquem adquirir um sistema de informática:

Aquisição e Arquitetura

Analise o tipo de serviço oferecido. Geralmente os sistemas devem ser adquiridos com uma licença para uso. Essa aquisição ocorre por pacote fechado (programa com todas as funções inclusas) ou através de módulos separados independentes.

Os sistemas mais avançados são planejados e desenvolvidos por módulos. E respectivamente são adquiridos sua licença e ainda contam com uma manutenção mensal. Contudo geralmente incluem novas atualizações dentro do pacote.

Outros vendem o programa com direito a um suporte gratuito por algum tempo, não mais que um ano. Mas geralmente nas atualizações devem ser pagas.

Existem ainda alguns tipos de sistemas que são abertos para mudanças e o proprietário da licença pode contratar um programador para aprimorá-lo. Mas em maioria os sistemas possuem arquitetura fechada e somente podem ser modificados pelo desenvolvedor do sistema.

Tudo isso deve ser verificado e o importante nesse caso é a existência de um suporte de qualidade e das garantias de recebimento das atualizações do programa.

Fiscal

Obviamente com toda a evolução contábil um programa que não emita Nf-e e não tenha módulo para Cupom Fiscal está fora do mercado. Interessante observar além dessas questões se a empresa está credenciada com o registro atualizado de sua marca de impressora do programa no Estado onde vai operar (PAF-ECF).

Recursos

Não adianta também cumprir exigências fiscais e ter um faturamento, compra e outras rotinas operacionais com rapidez se o sistema não gera nenhum tipo de relatório ou informação gerencial.

Uma questão interessante para se observar é a existência de algum tipo de ferramenta em que o próprio usuário possa desenvolver o seu relatório.

Rede

Um sistema mínimo que seja deve ser capaz de ser utilizado e acessado por outras máquinas através de uma rede.

Por menor que seja uma empresa terá um faturamento e um outro ponto para consultas.

Sendo que o objetivo de qualquer empresa é o crescimento e sua departamentalização certamente surgirá um terminal para a tesouraria, outro para compras, outro para pedidos e consultas de preço, outro para o gestor…

Qualidade

A linguagem de programação e o tipo de banco de dados utilizado é outro fator importante na qualidade do produto.

A linguagem mais utilizada em programa comerciais é o Delphi. O que muda geralmente é o tipo de banco de dados. Existe o firebird onde é recomendado para pequenas e até médias empresas. Seu desempenho é satisfatório e gratuito. Oracle, Mysql e outros geralmente pagos são recomendados para médias e grandes empresas.

Implantação

Um dos maiores desafios para a instalação de um software em uma empresa é sua implantação. Quando mais avançado o sistema, mais mudanças organizacionais e funcionais exige.

Uma má implantação pode simplesmente inviabilizar a gestão e controle pelo sistema de informática.

Um planejamento bem detalhado através do suporte da empresa do Sistema com certeza fará toda a diferença na hora da aquisição de um software.

Investimento

O crescimento empresarial com uma base estruturada de informática é o primeiro passo para qualquer empresa almejar o sucesso.

A partir dessa estrutura de hardware e software ideal para a empresa – todos os recursos humanos podem colaborar para o seu desenvolvimento com segurança e controle.

Gastos com informática são investimentos no futuro da empresa e devem ser tratados como requisitos básicos e primordiais para o sucesso do empreendimento.

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